COMUNICACION INTERNA: Precisa y Oportuna

Sgeun un etsduio de una uivenrsdiad ignlsea, no ipmotra el odren en el que las ltears etsan ersciats, la uicna csoa ipormtnate es que la pmrirea y la utlima ltera esten ecsritas en la psiocion cocrrtea. El rsteo peuden estar ttaolmntee mal y aun pordas lerelo sin pobrleams... 

Un amigo me envió este mensaje que, si bien puede resultar algo gracioso, su contenido va más allá: según él, esas frases se entendían “mejor” que las comunicaciones internas de su empresa. Por supuesto, no se refería a la dislexia gráfica, sino a la impotencia comunicativa de quien sabe y desea transmitir algo, (emisor) y se lo transmite a quien lo ignora,  (receptor). Sí, en comunicación lo decisivo no es lo que se dice o se quiere decir, sino lo que la otra persona percibe, interpreta y entiende “en su mundo de sentido”. Y más aún si todo ello genera sintonía con el “objetivo compartido” u “objetivo empresa”.

Además de clara, la información debe ser precisa. Existen casos de comunicaciones que ofrecen datos superfluos y carecen de los básicos y obvios, (a veces no tan obvios), como por ejemplo algo tan simple y a la vez poderoso: día, hora y lugar de encuentro, realización, etc...

Un recurso sencillo, simple y efectivo: antes de difundir cierta comunicación, dar a leer la misma a uno o dos colaboradores que no tengan nada que ver con la cuestión. Si la entienden y son capaces de orientarse en función de lo propuesto, adelante. Claro, esta estrategia requiere que los elegidos para “el aporte” tengan suficiente confianza y capacidad crítica para decir lo que piensan, con libertad, y no lo que “el jefe” quiere escuchar. (Además de evaluar previamente si el tema en cuestión admite ser compartido y la reserva correspondiente).

La regla del 80/20

Un trabajo de Burson - Marsteller, (Nueva York, 2002), revela que el 53% de los CEOS del selecto Fortune 500,  estima necesario dedicar más de la mitad de su tiempo a la comunicación interna. Ahora bien, es bueno considerar a la Comunicación como “UTIL” y tan bueno y necesario como ello es: “PRACTICARLA EFECTIVAMENTE”.

Admitida la premisa anterior, cabe concluir en buena lógica que, si la proporción para los Supervisores generales es 50/50, en el caso de los máximos Directivos o ejes en la conducción, tal proporción a la hora de comunicar/compartir temas relevantes del presente y futuro de la gestión  debe acercarse a la regla 80/20:

80% escuchar, recibir, observar, percibir, pensar, compartir…y 20% hablar, informar, enviar,  para luego  ACTUAR JUNTOS!

Qué comunicar?

Básicamente,  hay que comunicar lo que las personas:

• Necesitan saber
• Quieren saber
•  Deben saber

Un primer error frecuente es no considerar y armonizar alguna de estas 3 demandas.


Segunda equivocación: dar por supuesto que los destinatarios recibieron, en el pasado, los datos imprescindibles para una comprensión cabal de lo que se está comunicando hoy. Por ejemplo, resultaría ilógico informar un cambio de responsabilidades entre Responsables de sectores, si previamente no se determinaron con precisión las mismas, y/o se revisaron en el tiempo.

Tercera omisión, saturar con mensajes poco relevantes, operativos o “de forma” y omitir resaltar las prioridades. Al respecto la PNL dice claramente: cuando todo es importante, nada es relevante; si todo es prioritario, todo es secundario; cuando todo es novedad, nada es noticia.

El comunicador autocrítico siempre se cuestiona la efectividad de su trabajo. Lo fácil es culpar a los demás por no abrir el correo-e, no leer, no fijarse,… Por el contrario, LA RESPONSABILIDAD es de cada uno,  por no presentar de forma estratégica e inteligente una comunicación que sintonice con lo que las personas necesitan saber, quieren saber,  y deben saber, respecto a un objetivo compartido.

La Comunicación en la empresa es un puente necesario y poderoso para lograr acción. Y en tal sentido el entrenamiento de sus integrantes y las estrategias comunicacionales, DEBEN ser una herramienta de entrenamiento continuo, en un mundo veloz, complejo y de simultaneidad e incertidumbre, donde las jugadas del equipo se diseñan a cada momento!.

Base de Enrique Sueiro -  Universidad de Navarra

Con aportes, adecuación  y agregados de Dr. Rodolfo Pacher