Desarrollo e Implementación de un Manual de Procedimientos de Mantenimiento

FUENTE: Revista Temas Hospitalarios.  http://www.temashospitalarios.com.ar/pdf/TH_16.pdf

Con la meta de acreditarse en calidad, el departamento de Ingeniería Biomédica del Sanatorio La Entrerriana decidió implementar un manual de procedimientos de mantenimiento general. La experiencia.

Desde 2006, el Sanatorio La Entrerriana se encuentra en un proceso de mejora continua que incluye un conjunto de acciones y estrategias  para normalizar los procesos internos. Actualmente la institución se encuentra en un proceso de evaluación sobre el Programa Argentino de Acreditación de la Calidad en Salud (PAACS) del CENAS,  cuyos pilares son la equidad, calidad, seguridad eficiencia de la atención de la salud. El PAACS dentro de su reglamento de funcionamiento detalla una serie de pautas a cumplir. El cumplimiento de éstas dentro del departamento de Ingeniería Biomédica dio  lugar a la creación del Manual de Mantenimiento General que agrupa la gestión de  mantenimiento de equipos médicos, no médicos e instalaciones de la institución. 

Esta gestión de mantenimiento contempla las medidas para el mantenimiento preventivo, que ante la evidencia de que los recursos físicos sufren un progresivo proceso de deterioro, la función del mantenimiento consiste  en asegurar la correcta operación e incrementar la confiabilidad, a través de la realización   de   actividades   de   planificación, programación y supervisión.

Por esto, el objetivo primario del programa de mantenimiento consiste en asegurar el correcto funcionamiento en forma apropiada, oportuna, segura e ininterrumpida. Especialmente cuando la falta de los mismos sea crítico  para  el  paciente. Y  como  objetivo secundario, puede ser considerada la preservación de la vida útil del equipamiento y la reducción de los costos de operación.

Por lo tanto, el Manual de Mantenimiento General es la herramienta fundamental para ordenar, planificar, programar y supervisar todas  las tareas de mantenimiento que permiten alcanzar la calidad y eficiencia en el servicio, así como también la optimización de tiempos de  ejecución de las tareas, recursos humanos y  materiales. Y que a su vez permita el cumplimiento de exigencias de terceros, normativas y reglamentaciones vigentes, garantizando las óptimas condiciones de bienestar para el paciente.

El manual de Mantenimiento se divide en el  Manual de Mantenimiento de Equipos Médicos (monitor de signos vitales, electrocardiógrafos, respiradores, incubadoras, aspiradores, etc.) y el Manual de Mantenimiento de Equipos No Médicos (grupo electrógeno, tanque criogénico, depresores, compresores, instalaciones eléctricas, instalaciones sanitarias, etc.).

El manual de Mantenimiento de Equipos Médicos está compuesto por 11 secciones:

1) Desfibriladores

2) Electrocardiógrafos

3) Incubadoras

4) Monitores Multiparamétricos

5) Monitor de Signos Vitales

6) Oxímetros

7) Respirador de Anestesia

8) Aspiradores

9) Respiradores

10) Autoclave

11) Equipos Genéricos

Y el manual de Mantenimiento de Equipos No  Médicos está compuesto por 17 secciones:

1) Grupo Electrógeno

2) Tanque Criogénico

3) Aire Comprimido

4) Vacío

5) Instalaciones de Gases Medicinales
6) Baterías de Tubos

7) Instalaciones de Telefónicas y Equipos
8) Instalaciones de Climatización
9) Instalaciones de TV de cable y TV
10) Mantenimiento Edilicio

11) Mantenimiento de Equipos No Médicos

12) Rondas de Observación

13) Inspección y limpieza de Techos
14) Instalaciones Eléctricas

15) Instalaciones Sanitarias

16) Instalaciones de Gas Natural

17) Instalaciones de Control de Incendio

A su vez se pueden clasificar los procedimientos contenidos dentro de estos manuales de Acuerdo a quién es el encargado de realizar
la acción preventiva en mantenimiento propio o interno (grupo electrógeno, compresores, instalaciones eléctricas, etc.) mantenimiento mixto (instalaciones de climatización, instalaciones telefónicas, etc.) mantenimiento tercerizado o externo (servidores de internet, ascensores, etc.) y de seguridad e higiene (matafuegos, luces de emergencia, hidrantes, detectores de humo, etc.).

Procedimientos

Los procedimientos del manual están encuadrados bajo un formato de calidad. En cada uno de ellos se encuentra detallando:

1) Objeto: Es una breve descripción de la objetivo del procedimiento.

2) Alcance: A quien está dirigido dicho procedimiento.

3) Definiciones y abreviaturas: Aquí se detallan todas las definiciones y abreviaturas que el usuario necesita saber para la correcta
comprensión del procedimiento.

4) Documentación de referencia: en el caso de que dentro del procedimiento se nombre  algún  tipo  de  documentación  la  misma estará incluida dentro de este punto.

5) Responsabilidades: aquí se encuentra perfectamente definido quién es el responsable de realizar el procedimiento y quien lo controla o supervisa.

6) Procedimiento: este punto contiene el procedimiento a realizar, detallando los pasos a seguir, y la periodicidad con la que se debe efectuar.

7)  Registros: Todos los procedimientos deben ser asentados en un registro, en este punto se detalla cual es el registro o planilla a completar  luego  de  realizado  el  procedimiento, su tiempo de conservación, y el lugar donde se archiva.

8) Control de cambios: estos procedimientos están en un proceso continuo de
evaluación sufriendo modificaciones que tienden a optimizar el tiempo y recursos humanos   utilizados   para   las   acciones   de mantenimiento. Los cambios que sufren los procedimientos son asentados acá con su respectiva fecha y motivo.

9) Anexos: todos los anexos del procedimiento con su respectivo nombre se detallan en este punto.

Situación del sanatorio antes de implementar el Manual de Mantenimiento de Equipos Médicos y No Médicos

El mantenimiento, antes de la implementación del manual, era de tipo correctivo: una vez detectada una falla se procedía a repararla. No existían mantenimientos preventivos programados, ni registros sobre las reparaciones realizadas a los equipos.

El manual de mantenimiento realizado trata de anticiparse a la aparición de la falla por medio de un plan de mantenimiento preventivo. Este plan mantenimiento se ordenó por medio de un cronograma de trabajo teniendo en cuenta los recursos humanos disponibles (personal de mantenimiento del sanatorio, bioingenieros y mantenimiento tercerizado).

Debido a la imposibilidad de realizar el mantenimiento preventivo a la totalidad de equipos e instalaciones, por ser económicamente  inviable y carecer de los recursos humanos necesarios, se decide seleccionar los equipos e instalaciones a mantener bajo un criterio de riesgo.

Bajo estas condiciones se encontró la mejor  solución en la clasificación de forma analítica de cada uno de los equipos del sanatorio de acuerdo a su riesgo. Esta fórmula utilizada le asigna un valor de riesgo a cada equipo.

Luego de este proceso, se ordenaron los equipos de acuerdo a su valor de riesgo, y se crearon bandas de riesgo, clasificando los equipos como de riesgo alto, medio y bajo.

Conclusión

El hecho de encontrarnos en un proceso de mejora continua de la calidad, nos permite ordenarnos en la forma de gestionar el mantenimiento del sanatorio. Estamos aprendiendo otra filosofía de trabajo, la cual nos lleva a tener registro de todas nuestras actividades, permitiendo una mejor comprensión y evaluación de lo realizado, por realizar y pudiendo de esta manera medir resultados a través de indicadores de gestión. Lo que a mediano plazo va a permitir la comparación con estándares conocidos o con indicadores de otras instituciones de salud.

Bioingeniero Diego O. Kadur-El Ainie

Esteban A. Quiroz

Dpto. de Ing. Biomédica del Sanatorio La Entrerriana S.A.

ingenieria@slaentrerriana.com.ar

Pacher & Pacher Consultores es asesor externo del Sanatorio La Entrerriana desde marzo de 2008, cuenta con la responsabilidad de gestionar, coordinar y realizar la asistencia logística de la implementación del  Programa Argentino de Acreditación de la Calidad en Salud (PAACS) del CENAS.